About Foundation for Black Communities

The Foundation for Black Communities is Canada’s first-ever philanthropic foundation dedicated to investing directly in Black-led, serving, and focused grassroots, non-profit, and charitable organizations. Foundation for Black Communities exists to ensure every Black person in Canada can thrive and all Black communities have agency in defining their own future. We will invest in change-making, working with Canadian philanthropic, political, and business partners to ensure that Black-led and Black-serving organizations have the sustained resources they need to make a meaningful impact.

À propos de la Fondation pour les communautés noires

La Fondation pour les communautés noires est la toute première fondation philanthropique du Canada à investir directement dans des organismes communautaires caritatifs et à but non lucratif dirigés par des Noirs, au service des Noirs et axés sur les Noirs. La Fondation existe pour veiller à ce que chaque personne noire au Canada puisse s'épanouir et que toutes les communautés noires aient la possibilité de définir leur propre avenir. Nous investirons dans le changement en travaillant avec des partenaires philanthropiques, politiques et commerciaux canadiens pour nous assurer que les organismes dirigés par des Noirs et au service des Noirs disposent des ressources durables dont ils ont besoin pour avoir un effet significatif sur les communautés.

Position Overview

Reporting to the CEO, the Executive Assistant provides high-level, confidential administrative and coordination support to the CEO and the Office of the CEO. This role helps ensure that executive priorities, relationships, meetings, travel, correspondence, and follow-up are managed in a timely, professional, and well-organized manner.

The Executive Assistant is often the first point of contact for the Office of the CEO and plays an important role in creating a responsive, welcoming, and culturally competent experience for staff, board members, community partners, funders, government representatives, donors, media, and other stakeholders.

The role requires strong judgment, discretion, attention to detail, and the ability to manage multiple priorities in a dynamic environment. The Executive Assistant works closely with the Senior Manager, Operations and Governance and other members of the team to support effective coordination across the organization. Substantive governance administration and organization-wide operational tracking sit with the Senior Manager, Operations and Governance; the Executive Assistant provides coordination and logistical support where the CEO’s schedule, participation, or follow-up is involved.

Key Responsibilities

Executive and Administrative Support

• Calendar and scheduling. Manage the CEO’s calendar, including scheduling, prioritization, meeting coordination, and changes across time zones.
• Meeting and materials preparation. Prepare agendas, briefing notes, background materials, presentations, reports, letters, and follow-up items for meetings, events, speaking engagements, and other executive priorities.
• Correspondence. Monitor, triage, draft, and respond to correspondence on behalf of the CEO, ensuring a professional and appropriate tone.
• Travel and logistics. Coordinate domestic and occasional international travel, including itineraries, accommodations, transportation, registrations, and related logistics.
• Expenses and records. Prepare monthly expense reports, credit card reconciliations, invoices, and budget-related records for the Office of the CEO, in accordance with internal policies.

Office of the CEO Coordination

• Serve as a professional and culturally competent point of contact for individuals and organizations engaging with the Office of the CEO.
• Maintain organized digital files, contact lists, meeting records, and administrative systems for the Office of the CEO.
• Track CEO-related commitments, decisions, action items, and follow-up tasks, ensuring appropriate handoff or escalation when items fall within organization-wide workstreams.
• Support information flow between the CEO and internal teams by helping ensure relevant materials, decisions, and follow-up items are communicated in a timely manner.
• Identify practical ways to improve administrative workflows, scheduling processes, document management, and coordination related to the Office of the CEO.

Board and Governance Logistics Support

• Support the CEO’s participation in Board, committee, and Annual General Meeting activities, including scheduling, preparation, travel, attendance, and follow-up where required.
• Provide logistical and administrative support for Board-related activities at the request of the Senior Manager, Operations and Governance.
• Maintain clear boundaries between CEO-related logistical support and substantive governance administration, which is led by the Senior Manager, Operations and Governance.

Qualifications and Experience

• Minimum of 5 years of progressive experience providing executive-level administrative support to a CEO, Executive Director, senior executive, or C-suite leader.
• Experience in the nonprofit, charitable, philanthropic, public-sector, or community-serving sectors is considered an asset.
• Demonstrated experience managing complex calendars, high-volume correspondence, meeting logistics, travel, expenses, confidential information, and executive materials.
• Advanced proficiency with Microsoft Office, including Outlook, Word, PowerPoint, and Excel, and comfort using collaboration tools such as Teams, Zoom, and SharePoint.
• Strong written and verbal communication skills, including the ability to prepare clear, polished, and professional materials for internal and external audiences.
• Excellent organizational and time-management skills, with the ability to manage competing priorities, meet deadlines, and adapt to changing circumstances.
• Post-secondary education in business administration, public administration, communications, nonprofit management, or a related field, or an equivalent combination of education and relevant experience.

Competencies and Attributes

• Sound judgment, discretion, and a strong commitment to confidentiality.
• Professionalism, responsiveness, and strong interpersonal skills when working with staff, board members, community partners, funders, government representatives, donors, and other stakeholders.
• Ability to anticipate needs, identify issues early, and propose practical solutions.
• Strong attention to detail and commitment to accuracy in scheduling, records, correspondence, and materials.
• Collaborative and service-oriented approach, with the ability to work across teams while maintaining clarity about role boundaries.
• Deep understanding of and commitment to racial justice, equity, and community-led change.
• Passion for FFBC’s mission and a strong grasp of the role philanthropy can play in supporting Black communities in Canada.

Bilingual Proficiency

• Fluency in both English and French, written and spoken, is strongly preferred.

Compensation

• $63,600 annualized, pro-rated for the six-month term

How to Apply

To apply, please submit a cover letter and resume through https://ats.rippling.com/ffbc/jobs.

Applications will be received on an ongoing basis until the position is filled.

FFBC appreciates the time and effort involved in applying. Only candidates selected for an interview will be contacted.

If you require accommodation during any phase of the hiring process, please notify us as soon as possible. All information received in relation to accommodation requests will be kept confidential.

Aperçu du poste

Relevant directement du directeur général, l’adjoint.e de direction fournit un soutien administratif et de coordination confidentiel de haut niveau au directeur général et au bureau du directeur général. À ce titre, cette personne veille à ce que les priorités, les relations, les réunions, les déplacements, la correspondance et les suivis de la direction soient gérés en temps opportun et de façon professionnelle et organisée.

L’adjoint.e de direction est souvent le premier point de contact du bureau du directeur général et joue un rôle important dans la création d’une expérience accueillante, réactive et empreinte de compétence culturelle pour le personnel, les membres du conseil d’administration, les partenaires communautaires, les bailleurs de fonds, les représentant.es des gouvernements, les donatrices et donateurs, les médias et les autres parties prenantes.

Ce poste exige un excellent jugement, de la discrétion, un grand souci du détail et la capacité de gérer plusieurs priorités dans un environnement dynamique. L’adjoint.e de direction travaille en étroite collaboration avec le ou la gestionnaire principal.e, Opérations et gouvernance, ainsi qu’avec les autres membres de l’équipe, afin d’assurer une coordination efficace à l’échelle de l’organisme. La gestion de fond en matière de gouvernance et le suivi opérationnel à l'échelle de l'organisme relèvent de la responsabilité du gestionnaire principal.e, Opérations et gouvernance; l'adjoint.e de direction assure la coordination et le soutien logistique lorsque l'horaire, la participation ou le suivi du directeur général sont concernés.

Principales responsabilités

Soutien à la direction et soutien administratif

• Gestion de l’horaire. Gérer l’horaire du directeur général, notamment la planification, l’établissement des priorités, la coordination des réunions et les modifications d’horaire dans différents fuseaux horaires.
• Préparation des réunions et de la documentation. Préparer les ordres du jour, les notes d’information, les présentations, les rapports, les lettres et les suivis pour les réunions, les événements, les allocutions et les autres priorités du directeur général.
• Correspondance. Assurer la surveillance, le tri, la rédaction et le traitement de la correspondance au nom du directeur général, en veillant à ce qu’elle soit rédigée dans un ton professionnel et approprié.
• Déplacements et logistique. Coordonner les déplacements au Canada et, à l’occasion, à l’étranger, notamment les itinéraires, l’hébergement, le transport, les inscriptions et les autres aspects logistiques.
• Dépenses et registres financiers. Préparer les rapports de dépenses mensuels, les rapprochements des cartes de crédit, les factures et les dossiers liés au budget du bureau du directeur général conformément aux politiques internes.

Coordination des activités du bureau du directeur général

• Agir à titre de personne-ressource professionnelle faisant preuve de compétence culturelle auprès des personnes et des organismes qui communiquent avec le bureau du directeur général.
• Tenir à jour les dossiers numériques, les listes de contacts, les comptes rendus de réunions et les systèmes administratifs du bureau du directeur général.
• Assurer le suivi des engagements, des décisions, des mesures à prendre et des suivis du directeur général, et veiller à ce que les dossiers soient transmis ou portés à l’attention des personnes appropriées lorsqu’ils relèvent d’initiatives organisationnelles.
• Faciliter la circulation de l’information entre le directeur général et les équipes internes en veillant à ce que les documents pertinents, les décisions et les suivis soient communiqués en temps opportun.
• Repérer des moyens concrets d’améliorer les processus administratifs, la gestion de l’horaire, la gestion documentaire et la coordination des activités du bureau du directeur général.

Soutien logistique au conseil d’administration et à la gouvernance

• Soutenir la participation du directeur général aux activités du conseil d’administration, des comités et de l’assemblée générale annuelle, notamment en ce qui concerne l’horaire, la préparation, les déplacements, la participation et les suivis, au besoin.
• Fournir un soutien logistique et administratif aux activités du conseil d’administration à la demande du ou de la gestionnaire principal.e, Opérations et gouvernance.
• Veiller à maintenir une distinction claire entre le soutien logistique lié aux fonctions du directeur général et l’administration de la gouvernance qui relève du ou de la gestionnaire principal.e, Opérations et gouvernance.

Qualification et expérience

• Au moins cinq (5) années d’expérience progressive dans la prestation d’un soutien administratif de haut niveau auprès d’un ou d’une PDG, d’un directeur général ou d’une directrice générale, d’un cadre supérieur ou d’un membre de la haute direction.
• L’expérience dans les secteurs des organismes sans but lucratif, des organismes de bienfaisance, de la philanthropie, du secteur public ou des services communautaires constitue un atout.
• Expérience démontrée de la gestion d’horaires complexes, d’un volume élevé de correspondance, de la logistique des réunions, des déplacements, des dépenses, de renseignements confidentiels et de la préparation de documents destinés à la direction.
• Maîtrise avancée de la suite Microsoft Office, notamment Outlook, Word, PowerPoint et Excel, ainsi qu’une aisance à utiliser des outils de collaboration comme Teams, Zoom et SharePoint.
• Excellentes aptitudes pour la communication écrite et orale, y compris la capacité de préparer des documents clairs, soignés et professionnels destinés à des publics internes et externes.
• Excellentes aptitudes en organisation et en gestion du temps, avec la capacité de gérer des priorités concurrentes, de respecter des échéances et de s’adapter à l’évolution des priorités et des circonstances.
• Formation postsecondaire en administration des affaires, en administration publique, en communications, en gestion d’organismes sans but lucratif ou dans un domaine connexe, ou combinaison équivalente d’études et d’expérience pertinente.

Compétences et qualités

• Jugement sûr, discrétion et engagement ferme envers le respect de la confidentialité.
• Professionnalisme, réactivité et excellentes habiletés interpersonnelles dans le travail avec le personnel, les membres du conseil d’administration, les partenaires communautaires, les bailleurs de fonds, les représentant.es des gouvernements, les donatrices et donateurs, ainsi que les autres parties prenantes.
• Capacité à anticiper les besoins, à cerner rapidement les problèmes et à proposer des solutions concrètes.
• Grand souci du détail et engagement envers l’exactitude dans la gestion des horaires, des dossiers, de la correspondance et des documents.
• Approche collaborative et axée sur le service, ainsi que capacité à travailler avec différentes équipes tout en maintenant une compréhension claire des responsabilités et des limites du rôle.
• Compréhension approfondie de la justice raciale, de l’équité et des changements dirigés par les communautés et engagement envers ces principes.
• Passion pour la mission de la FPCN et solide compréhension du rôle que peut jouer la philanthropie dans le soutien des communautés noires au Canada.

Rémunération

• 63 600 $ par année (calculé au prorata pour un contrat de six mois)

Bilinguisme

La maîtrise du français et de l'anglais (à l'écrit et à l'oral) est fortement souhaitée.

Pour poser votre candidature

Pour poser votre candidature, veuillez envoyer une lettre de présentation et votre curriculum vitæ par l’intermédiaire de : https://ats.rippling.com/ffbc/jobs.

Les demandes sont acceptées jusqu’à ce que le poste soit pourvu.

Nous vous remercions par avance du temps et de l’effort que vous investissez dans la présentation de votre candidature; cependant, nous ne communiquerons qu’avec les personnes que nous désirons rencontrer en entrevue.

Si vous avez besoin de mesures d’adaptation durant une étape quelconque du processus de sélection, veuillez nous en aviser dès que possible. Tous les renseignements reçus concernant les demandes de mesures d’adaptation seront tenus confidentiels.