About Foundation for Black Communities

The Foundation for Black Communities is Canada’s first-ever philanthropic foundation dedicated to investing directly in Black-led, serving, and focused grassroots, non-profit, and charitable organizations. Foundation for Black Communities exists to ensure every Black person in Canada can thrive and all Black communities have agency in defining their own future. We will invest in change-making, working with Canadian philanthropic, political, and business partners to ensure that Black-led and Black-serving organizations have the sustained resources they need to make a meaningful impact.

À propos de la Fondation pour les communautés noires

La Fondation pour les communautés noires est la toute première fondation philanthropique du Canada à investir directement dans des organismes communautaires caritatifs et à but non lucratif dirigés par des Noirs, au service des Noirs et axés sur les Noirs. La Fondation existe pour veiller à ce que chaque personne noire au Canada puisse s'épanouir et que toutes les communautés noires aient la possibilité de définir leur propre avenir. Nous investirons dans le changement en travaillant avec des partenaires philanthropiques, politiques et commerciaux canadiens pour nous assurer que les organismes dirigés par des Noirs et au service des Noirs disposent des ressources durables dont ils ont besoin pour avoir un effet significatif sur les communautés.

Position Overview

Reporting to the CEO, the Senior Manager, Operations and Governance provides senior-level support across organizational operations, planning, governance, and cross-functional coordination. The role helps translate organizational priorities into clear plans, deliverables, timelines, and follow-up, while supporting effective governance and day-to-day operational systems.

The Senior Manager is responsible for maintaining the organization’s operational plan, tracking key commitments and deadlines, coordinating across internal teams, and identifying operational risks, dependencies, or capacity pressures that may require attention. The role works closely with the CEO, staff, Board leadership, committees, vendors, and external partners to support effective execution and organizational accountability.

This position requires strong project management, governance administration, communication, judgment, discretion, and the ability to keep complex workstreams organized in a dynamic, mission-driven environment.

Key Responsibilities

Organizational Operations and Planning

• Operational planning. Lead the development, maintenance, and monitoring of the organizational operational plan, including deliverables, owners, milestones, timelines, and dependencies.
• Commitment tracking. Maintain an accurate record of key organizational commitments, including grantmaking, partnership, reporting, funder, compliance, and operational obligations.
• Status reporting. Prepare regular updates, dashboards, reports, or briefings that provide the CEO and leadership with a clear view of progress, risks, and upcoming decisions.
• Risk and dependency management. Identify bottlenecks, capacity pressures, interdependencies, and delivery risks early, and bring forward practical options or recommended next steps.

Cross-Functional Coordination and Administrative Operations

• Support the coordination of day-to-day organizational operations, internal processes, workflows, and administrative systems.
• Serve as an operational point of connection across functions such as Community Impact, Finance, IT, Communications, and other teams, helping coordinate shared priorities and information flow.
• Partner with Finance on operational budgeting, purchase orders, invoices, contracts, expense tracking, and related administrative processes, in accordance with organizational policies.
• Coordinate IT support, software access, equipment, and the procurement and maintenance of organizational assets.
• Maintain accurate operational documentation, filing systems, records, policies, and administrative tools with appropriate confidentiality and accessibility.
• Identify practical opportunities to improve systems, workflows, documentation, and internal coordination.

Board and Committee Governance

• Serve as a key staff support for the Board and Board committees, working with the CEO, Board Chair, committee chairs, and relevant staff to support effective governance operations.
• Coordinate Board and committee meeting logistics, including scheduling, agenda preparation, remote or hybrid meeting arrangements, materials preparation, and post-meeting follow-up.
• Lead the preparation, assembly, and timely distribution of Board and committee materials.
• Prepare accurate minutes and maintain organized governance records, resolutions, action items, and related documentation.
• Track Board and committee decisions, commitments, and follow-up items to support timely completion and clear accountability.
• Support onboarding and offboarding for Board and committee members, as well as Board retreats, Annual General Meetings, and special governance events.
• Maintain governance calendars, by-laws, policies, handbooks, and related frameworks, recommending updates or process improvements where required.

Procurement and Vendor Management

• Support procurement processes, including vendor identification, evaluation, onboarding, and coordination.
• Prepare and process purchase orders, supplier documentation, and related records in accordance with internal policies.
• Maintain accurate records of contracts, supplier agreements, procurement decisions, and vendor-related documentation.
• Coordinate with vendors and internal stakeholders to support timely delivery of services, goods, and operational requirements.

Leadership and Team Coordination

• Provide coordination, guidance, and oversight to staff, contractors, vendors, or project contributors involved in operations and governance work, as required.
• Contribute to organizational planning, problem-solving, and process improvement by bringing a practical, systems-oriented perspective to operational and governance matters.
• Represent operations and governance functions professionally with internal and external stakeholders.

Qualifications and Experience

Required

• At least 7 years of progressively responsible experience in operations, project management, governance, board support, nonprofit administration, or a related function.
• Demonstrated experience developing and maintaining operational plans, workplans, project trackers, dashboards, or similar tools used to monitor deliverables, owners, timelines, and risks.
• Experience supporting Boards, committees, or senior governance bodies, including agendas, meeting materials, minutes, action tracking, governance calendars, and records.
• Experience coordinating across functions such as Finance, IT, Communications, programs, partnerships, or administration.
• Strong knowledge of administrative operations, procurement, vendor coordination, document management, and internal process improvement.
• Strong written and verbal communication skills, with the ability to prepare clear materials for executives, Boards, committees, staff, and external partners.
• Strong judgment, discretion, and ability to handle confidential and sensitive information appropriately.
• Proficiency with Microsoft Office, project or portfolio tracking tools, remote meeting platforms, and shared document systems.

Preferred

• Post-secondary education in business administration, nonprofit management, public administration, project management, governance, or a related field, or an equivalent combination of education and experience.
• A project management certification such as PMP, PRINCE2, CAPM, or a comparable credential is considered an asset.
• Experience in a nonprofit, charitable, philanthropic, public-sector, or community-serving organization is considered an asset.
• Fluency in both English and French, written and spoken, is deemed an asset.

Competencies and Attributes

• Project management and follow-through: Able to organize complex workstreams, track commitments, close loops, and maintain momentum across multiple priorities.
• Systems thinking: Able to understand how teams, timelines, decisions, and dependencies connect across the organization.
• Governance literacy: Understands how Boards and committees operate and how to support clear, timely, and well-documented governance processes.
• Communication: Able to communicate clearly, professionally, and appropriately with staff, Board members, funders, vendors, partners, and other stakeholders.
• Discretion and judgment: Handles sensitive information with confidentiality and knows when to escalate issues or seek direction.
• Collaboration and influence: Able to work across teams, build trust, and support alignment without relying solely on formal authority.
• Adaptability: Comfortable working in a dynamic, mission-driven environment with evolving priorities.
• Commitment to equity and community-led change: Demonstrates understanding of and commitment to FFBC’s mission and the role philanthropy can play in supporting Black communities in Canada.

Compensation

• $110,000 annualized, pro-rated for the six-month contract term.

How to Apply

To apply, please submit a cover letter and resume through https://ats.rippling.com/ffbc/jobs.

Applications will be received on an ongoing basis until the position is filled. FFBC appreciates the time and effort involved in applying. Only candidates selected for an interview will be contacted.

If you require accommodation during any phase of the hiring process, please notify us as soon as possible. All information received in relation to accommodation requests will be kept confidential.

Aperçu du poste

Relevant du directeur général, le ou la gestionnaire principal.e, Opérations et gouvernance, fournit un soutien de haut niveau en matière d’activités opérationnelles, de planification, de gouvernance et de coordination des différentes fonctions à l’échelle de l’organisme. À ce titre, cette personne contribue à traduire les priorités organisationnelles en plans, livrables, échéanciers et suivis clairs, tout en favorisant une gouvernance efficace et le bon fonctionnement des activités quotidiennes.

Le ou la titulaire du poste est responsable du maintien du plan opérationnel de l’organisme, du suivi des principaux engagements et des échéances, de la coordination entre les équipes internes, ainsi que de la détermination des risques opérationnels, des interdépendances et des contraintes de capacité susceptibles de nécessiter une intervention. Cette personne travaille en étroite collaboration avec le directeur général, le personnel, les membres du conseil d’administration, les comités, les fournisseurs et les partenaires externes afin de favoriser une mise en œuvre efficace des activités et d’assurer l’imputabilité de l’organisme.

Ce poste exige de solides compétences en gestion de projets, en administration de la gouvernance et en communication, ainsi qu’un excellent jugement, de la discrétion et la capacité de maintenir des dossiers complexes bien organisés dans un environnement dynamique axé sur la mission.

Principales responsabilités

Activités opérationnelles et planification organisationnelle

• Planification opérationnelle. Diriger l’élaboration, la mise à jour et le suivi du plan opérationnel de l’organisme, y compris le suivi des livrables, des responsables, des jalons, des échéanciers et des interdépendances.
• Suivi des engagements. Tenir un registre exact des principaux engagements de l’organisme, notamment en matière d’octroi de subventions, de partenariats, de production de rapports, de relations avec les bailleurs de fonds, de conformité et d’activités opérationnelles.
• Rapports d’étape. Préparer régulièrement des mises à jour, des tableaux de bord, des rapports ou des notes d’information offrant au directeur général et à l’équipe de direction un portrait clair de l’état d’avancement des travaux, des risques et des décisions à venir.
• Gestion des risques et des interdépendances. Repérer rapidement les goulots d’étranglement, les contraintes de capacité, les interdépendances et les risques liés à l’exécution des travaux, puis proposer des solutions concrètes ou recommander les prochaines étapes.

Coordination des fonctions de l'organisme et gestion des activités administratives

• Soutenir la coordination des activités opérationnelles quotidiennes de l’organisme, des processus internes, des flux de travail et des systèmes administratifs.
• Agir comme point de liaison sur le plan opérationnel entre les fonctions, comme celles des Retombées pour la communauté, des Finances, de la TI, des Communications et les autres équipes, afin de favoriser la coordination des priorités communes et la circulation de l’information.
• Collaborer avec l’équipe des Finances à la gestion opérationnelle du budget, des bons de commande, des factures, des contrats, du suivi des dépenses et des autres processus administratifs connexes, conformément aux politiques de l’organisme.
• Coordonner le soutien informatique, les accès aux logiciels, l’équipement, ainsi que l’acquisition et l’entretien des actifs de l’organisme.
• Tenir à jour la documentation opérationnelle, les systèmes de classement, les dossiers, les politiques et les outils administratifs, tout en veillant à assurer un niveau approprié de confidentialité et d’accessibilité.
• Repérer des occasions concrètes d’améliorer les systèmes, les processus de travail, la documentation et la coordination interne.

Gouvernance du conseil d’administration et des comités

• Agir comme principale personne-ressource auprès du conseil d’administration et de ses comités en collaboration avec le directeur général, la présidence du conseil d’administration, les présidences de comités et les membres du personnel concernés, afin d’assurer le bon déroulement des activités de gouvernance.
• Coordonner la logistique des réunions du conseil d’administration et des comités, notamment les horaires, la préparation des ordres du jour, l’organisation des réunions virtuelles ou hybrides, la préparation de la documentation et les suivis après les réunions.
• Diriger la préparation, l’assemblage et la distribution en temps opportun de la documentation destinée au conseil d’administration et aux comités.
• Rédiger des procès-verbaux exacts et tenir à jour les dossiers de gouvernance, les résolutions, les mesures à prendre et la documentation connexe.
• Assurer le suivi des décisions, des engagements et des mesures à prendre du conseil d’administration et des comités afin d’en favoriser la réalisation en temps opportun et d’assurer une imputabilité claire.
• Soutenir l’accueil et le départ des membres du conseil d’administration et des comités, ainsi que l’organisation des retraites du conseil d’administration, des assemblées générales annuelles et des autres activités spéciales liées à la gouvernance.
• Tenir à jour les calendriers de gouvernance, les règlements administratifs, les politiques, les guides de référence et les autres cadres de gouvernance, et recommander des mises à jour ou des améliorations aux processus, au besoin.

Approvisionnement et gestion des fournisseurs

• Soutenir les processus d’approvisionnement, notamment en ce qui concerne le repérage, l’évaluation, l’intégration et la coordination des fournisseurs.
• Préparer et traiter les bons de commande, la documentation relative aux fournisseurs et les dossiers connexes, et ce, conformément aux politiques internes.
• Tenir à jour les dossiers exacts relatifs aux contrats, aux ententes avec les fournisseurs, aux décisions en matière d’approvisionnement et à la documentation connexe.
• Coordonner les activités avec les fournisseurs et les parties prenantes internes afin d’assurer la livraison, en temps opportun, des biens, des services et des autres besoins opérationnels.

Leadership et coordination des équipes

• Assurer, au besoin, la coordination, l’encadrement et la supervision du personnel, des personnes sous contrat, des fournisseurs ou des personnes contribuant à des projets liés aux activités opérationnelles et à la gouvernance.
• Contribuer à la planification organisationnelle, à la résolution de problèmes et à l’amélioration des processus en apportant une perspective pratique et axée sur les systèmes aux enjeux opérationnels et de gouvernance.
• Représenter avec professionnalisme les fonctions liées aux activités opérationnelles et à la gouvernance auprès des parties prenantes internes et externes.

Qualification et expérience

Exigences

• Au moins sept (7) années d’expérience progressive dans les opérations, la gestion de projets, la gouvernance, le soutien du conseil d’administration, l’administration d’un organisme sans but lucratif ou dans une fonction connexe.
• Expérience manifeste de l’élaboration et de la mise à jour de plans opérationnels, de plans de travail, d’outils de suivi de projets, de tableaux de bord ou d’outils semblables servant à assurer le suivi des livrables, des responsables, des échéanciers et des risques.
• Expérience du soutien d’un conseil d’administration, de comités ou d’autres instances de gouvernance de haut niveau, notamment en ce qui concerne les ordres du jour, la documentation des réunions, les procès-verbaux, le suivi des mesures à prendre, les calendriers de gouvernance et les dossiers.
• Expérience de la coordination entre différentes fonctions, notamment les Finances, la TI, les Communications, les programmes, les partenariats et l’administration.
• Solide connaissance des activités administratives, de l’approvisionnement, de la coordination des fournisseurs, de la gestion documentaire et de l’amélioration des processus internes.
• Excellentes aptitudes pour la communication écrite et orale, ainsi que capacité à préparer des documents clairs destinés aux membres de la direction, au conseil d’administration, aux comités, au personnel et aux partenaires externes.
• Excellent jugement, discrétion et capacité à traiter les renseignements confidentiels et de nature délicate avec le discernement requis.
• Maîtrise de Microsoft Office, des outils de gestion et de suivi de projets ou de portefeuilles, des plateformes de réunion à distance et des systèmes de gestion documentaire partagés.

Atouts

• Formation postsecondaire en administration des affaires, en gestion d’organismes sans but lucratif, en administration publique, en gestion de projets, en gouvernance ou dans un domaine connexe, ou combinaison équivalente d’études et d’expérience.
• La certification en gestion de projets (PMP, PRINCE2, CAPM ou un titre équivalent) constitue un atout.
• L’expérience au sein d’un organisme sans but lucratif, d’un organisme de bienfaisance, d’un organisme philanthropique, d’un organisme du secteur public ou d’un organisme au service de la collectivité constitue un atout.
• La maîtrise de l’anglais et du français, à l’oral comme à l’écrit, constitue un atout.

Compétences et qualités

• Gestion de projets et suivi des dossiers : Capacité à organiser des flux de travail complexes, à assurer le suivi des engagements, à mener les dossiers à terme et à maintenir la progression de plusieurs priorités simultanément.
• Vision systémique : Capacité à comprendre les liens entre les équipes, les échéanciers, les décisions et les interdépendances au sein de l’organisme.
• Connaissance de principes de gouvernance : Bonne compréhension du fonctionnement des conseils d’administration et des comités, ainsi que de la façon de soutenir des processus de gouvernance clairs, bien documentés et réalisés en temps opportun.
• Communication : Capacité à communiquer avec clarté, professionnalisme et discernement avec le personnel, les membres du conseil d’administration, les bailleurs de fonds, les fournisseurs, les partenaires et d’autres parties prenantes.
• Discrétion et jugement : Capacité à traiter les renseignements de nature délicate avec la confidentialité requise et à reconnaître les situations qui doivent être signalées à ses supérieurs ou qui exigent l’obtention de conseils.
• Collaboration et influence : Capacité à travailler avec différentes équipes, à établir des relations de confiance et à favoriser l’harmonisation des efforts sans s’appuyer uniquement sur l’autorité hiérarchique.
• Capacité d’adaptation : Aisance à évoluer dans un environnement dynamique, axé sur la mission, où les priorités sont appelées à changer.
• Engagement envers l’équité et le changement mené par les communautés : Compréhension de la mission de la FPCN et engagement à son égard, ainsi qu’une solide compréhension du rôle que peut jouer la philanthropie dans le soutien des communautés noires au Canada.

Rémunération

• 110 000 $ par année (calculé au prorata pour un contrat de six mois)

Pour poser votre candidature

Pour poser votre candidature, veuillez envoyer une lettre de présentation et votre curriculum vitæ par l’intermédiaire de : https://ats.rippling.com/ffbc/jobs.

Les demandes sont acceptées jusqu’à ce que le poste soit pourvu. Nous vous remercions par avance du temps et de l’effort que vous investissez dans la présentation de votre candidature; cependant, nous ne communiquerons qu’avec les personnes que nous désirons rencontrer en entrevue.

Si vous avez besoin de mesures d’adaptation durant une étape quelconque du processus de sélection, veuillez nous en aviser dès que possible. Tous les renseignements reçus concernant les demandes de mesures d’adaptation seront tenus confidentiels.