Presentation de Trees for the Future

Trees for the future ou « Les Arbres Pour l’Avenir »   est une Organisation Non-Gouvernementale (ONG) internationale créée le 14 août 1989 à Maryland aux Etats-Unis d’Amérique par les anciens volontaires du corps de la paix.

Les objectifs principaux du projet sont : de réduire la pauvreté, d’instaurer la sécurité alimentaire, de protéger les ressources naturelles et d’augmenter les revenus des agriculteurs tout en améliorant la production et la productivité agricole des populations rurales démunies des zones d’intervention du projet dans le monde entier à travers le développement des jardins forêts (maraîchage et agroforesterie).

Trees for the Future intervient dans plusieurs pays en Afrique à savoir : l’Afrique occidentale (Sénégal, Mali et Gambie), l’Afrique orientale (Kenya, Ouganda, Tanzanie) et l’Afrique centrale (Centrafrique, Cameroun et Tchad).

C’est en février 2021 que les activités du projet ont réellement démarré au Mali. Pour l’heure, le projet intervient dans deux (02) régions administratives dont les régions de Kita et Koulikoro.

Principales Attributions du Poste

Le ou la chargée des achats et de logistiques est sous la responsabilité du Directeur-Pays. A cet effet, il ou elle travaillera en étroite collaboration avec l’Assistant Administratif et Comptable et la Directrice des finances du siège aux USA.

Le ou la chargée des achats et de la logistique est le responsable de la gestion de l’ensemble de la chaîne d’approvisionnement et de gestion du patrimoine logistique du projet.

Il ou elle est responsable du respect strict de la politique d’achat et de logistique édictée par le manuel de procédure. A cet effet, il ou elle doit s’assurer que toutes les opérations d’approvisionnement (achats) et de la logistique sous sa responsabilité sont conformes aux procédures d’achats et de logistiques de Trees for the Future et des donateurs (les bailleurs de fonds).

 Il ou elle doit veiller sur la bonne mise en œuvre de l’ensemble des opérations d’acquisitions et/ou de logistiques du projet avec l’Assistant Comptable selon les principes d’optimisation des ressources du projet. A cet effet ; il ou elle doit assurer un meilleur rapport qualité-prix par un processus compétitif et transparent des achats qui tient compte de la qualité, de la disponibilité, des délais, des coûts de transports et du stockage des matériels, des biens et services de Trees for the Future.

Il ou elle doit anticiper et à atténuer l’ensemble des risques liés à la chaîne d'approvisionnement globale et spécifique des produits (matériels, biens et services).

Le ou la chargée d’achat et de la logistique est responsable de la gestion et de la formation des fournisseurs sur les exigences du projet. A ce titre, il ou elle doit maintenir une bonne relation partenariale avec les fournisseurs tout en les sensibilisant sur la maîtrise et le respect strict des procédures de Trees for the Future en matière d’achats et/ou des contrats d’achats.

Il ou elle doit veiller à ce que tous les dossiers, les documents d’achats (contrats d’achats, les mémos et autres) soient en bonne, due forme, complets, archivés et sécurisés pour les besoins de Trees for the Future.

Il ou elle doit s’assurer de l’existence, de la bonne gestion des matériels, des biens et services du projets au niveau des bureaux ;

Le chargé ou la chargée d’achat et de la logistique élabore les planifications mensuelles et annuelles des besoins d’achats du projet.

Le ou la chargée des achats et de la logistique doit prendre en charge toutes les demandes formulées par sa hiérarchie et qui relève de sa compétence dans le domaine des achats et de la logistique. 

Missions et Responsabilities Du Poste

Les principales missions et responsabilités du chargé ou de la chargée des achats et de la logistique sont les suivantes :

• Coordonner et faciliter une planification appropriée de tous les besoins d’approvisionnement (mensuels et annuels) des bureaux sur la base des directives de la politique d’achat de Trees for the Future ;
• Veiller à ce que toutes les opérations d'approvisionnement soient conformes à la politique et aux procédures d'achats de Trees for the Future ;
• S’assurer du respect de toutes les règles et réglementations d'achats et/ou de la passation de marché en vigueur de Trees for the Future et des donateurs (bailleurs de fonds) sont applicables et en cas d'exceptions, veiller à ce que tous les documents (mémo de source unique, besoins exceptionnels et tout autre document) appropriés soient disponibles afin de justifier la dérogation dans le processus des achats de Trees for the Future ;
• S’assurer que tous les documents du processus d’achat sont conformes et complets (factures, bons de commande, demande d’achat, bordereau de livraison, etc.) ;
• Assurer une correspondance entre les documents d’achat (demandes d’achats, les factures pro-forma et les bons de commande) ;
• Effectuer une évaluation du marché et mettre régulièrement à jour la liste des fournisseurs approuvés afin de garantir la disponibilité d'une gamme adéquate de fournisseurs pour toutes les catégories d'achats ;
• Coordonner avec les fournisseurs afin d’obtenir des offres de prix ou des devis à temps opportun ;
• La relance préventive régulière des fournisseurs en termes de délai de livraison ou remise de devis ;
• Négocier une meilleure offre dans toutes les actions d'achat ou d’approvisionnement des matériels, des biens et/ou des services avec les fournisseurs concernés ;
• Coordonner avec les fournisseurs la livraison à temps opportun des matériels, des biens et des services ;
• Veiller à ce que les destinataires (bureaux locaux) soient pleinement informés de l’arrivée de toutes les livraisons entrantes des matériels, des biens et services afin de prendre des dispositions nécessaires pour leurs réceptions et stockages ;
• Veiller à ce que les demandes d’achats, les vouchers, les bons de commande, les contrats soient préparés et approuvés à temps opportun afin d’éviter les retards dans l’approvisionnement ;
• Compiler et transmettre à temps les documents de paiement des fournisseurs à la comptabilité ;
• Suivre de près les dossiers de paiement des fournisseurs avec la comptabilité ;
• Élaborer une mercuriale des prix des matériels, des biens et des services fréquemment recherchés par Trees for the Future sur les marchés locaux ;
• Fournir aux personnels concernés par les achats les orientations et les soutiens nécessaires afin d’initier les demandes d'achats (formulaire standard) ;
• Participer à l’estimation et aux révisions des coûts pour l’élaboration du plan de budget et de travail annuel tout en validant les prix unitaires et les coûts estimatifs des produits ;
• Veiller à ce que tous les documents d'achat soient correctement conservés dans les dossiers pour les références comptable, de revue budgétaire et des audits de Trees for the Future ;
• Mettre en œuvre toutes les recommandations formulées par les audits, les revues budgétaires afin d’améliorer régulièrement le processus d’approvisionnement du projet ;
• Répondre et justifier les questions et les commentaires faits par les auditeurs sur l’ensemble du processus d’achats ;
• Organiser et préparer les missions internes et externes (le processus de demande de visa, les lettres d’invitation, les réservations des hôtels et autres) du projet ;
• Effectuer les contrôles périodiques pour s'assurer que le les matériels, les biens et services du projet sont correctement utilisés et que les documents sont régulièrement classés et facilement accessibles aux besoins ;
• Organiser, planifier et réalisé les inventaires périodiques (mensuels ou annuels) ;
• Veiller sur les procédures de liquidation des actifs amortis (le contrôle des valeurs, les ventes et les recettes).

Profile et Qualifications Requises

Le ou la chargée d’achat et logistique doit avoir les qualifications minimums suivantes :

• Être titulaire d’un diplôme de niveau BAC+4 ou BAC+2 dans les domaines des achats/logistiques, la gestion, finance ou tout diplôme dans un domaine connexe ;
• Avoir au moins 02 ans d’expérience confirmée dans un poste similaire ;
• Avoir des expériences antérieures avec les ONG internationales serait un atout ;
• Excellente connaissance et expérience de la gestion d'une gamme diversifiée des fournisseurs ;
• Avoir une capacité à effectuer des vérifications rigoureuses des documents d’achats des fournisseurs ;
• Avoir un esprit d’équipe et capable de travailler avec des personnes de différentes origines culturelles ;
• Être guidé par des principes éthiques solides et de transparence dans le travail.

Aptitude et Competence Requises

Le ou la chargée des achats et logistique doit posséder des attributs personnels suivants :

• Adaptable, flexible, capable de prendre des initiatives et d'établir des priorités parmi des demandes concurrentes ;
• Avoir la capacité de travailler de manière indépendante, efficace sous pression et dans des délais stricts ;
• Avoir une maîtrise parfaite des logiciels Word, Excel, Outlook et de gestion logistique ;
• Excellentes compétences en communication orale et écrite en français ;
• Connaissance des problématiques liées à l’achat et à la logistique ;
• Attitude proactive orientée vers le résultat et la capacité d’agir directement afin d’atteindre ou de dépasser les objectifs ;
• Capacité de rigueur dans la planification et l’assurance qualité des documents d’achats ;
• Bonne capacité et de qualités de négociation ;
• Neutralité, impartialité, discrétion, confidentialité ; rigueur et transparence ;
• Intégrité et honnêteté ;
• Capacité d’organisation et d’anticipation sur des problèmes ;
• Réactivité face aux urgences, à la gestion des priorités (face à plusieurs demandes simultanées) et au respect des délais ;
• Capacité d’adaptation et de flexibilité ;
• Patience et bonne capacité d’écoute ;
• Concentré(e), discipliné(e), déterminé(e), innovateur et très collaboratif ;
• Ouvert (e) aux critiques et aux suggestions ;
• Patient(e) et flexible.

Exigences Linguistiques

La maîtrise du français (oral et écrit) est obligatoire et la capacité à communiquer en anglais serait un atout majeur pour le poste.

Candidature

Merci d'envoyer votre lettre de motivation, votre curriculum vitae (CV) et les copies des diplômes certifiés au plus tard le 07/12/ 2024 à 12h 00 mn à l'adresse électronique suivante : mamadou.diallo@trees.org avec l’intitulé du mail « Candidature au poste de chargé des achats et de la logistique ».

Remarques Importantes

L’offre d’emplois est ouverte exclusivement aux candidats externes et les candidatures féminines sont fortement encouragées. Seulement les candidats présélectionnés seront contactés pour l’interview.