The primary purpose of this position is to oversee the fulfillment workflow and customer experience of our direct-to-consumer business.  The E-Commerce Fulfillment Specialist ensures the on-time and error-free fulfillment of our direct consumer orders, creates sales orders as needed, works through system issues, and communicates directly with the Customer Experience team to resolve issues.  

E-Commerce Fulfillment & Packaging Specialist must be committed to the growth of the department and follow SQF food safety standards.

La función principal de esta posición es supervisar el proceso de preparación y cumplimiento de pedidos, así como la experiencia del cliente dentro de nuestro negocio de venta directa al consumidor. El/la Especialista en Cumplimiento de Comercio Electrónico es responsable de garantizar que los pedidos de clientes directos sean procesados de manera puntual y precisa, sin errores. También deberá crear órdenes de venta cuando sea necesario, identificar y ayudar a resolver problemas del sistema, y mantener una comunicación directa con el equipo de Experiencia del Cliente para dar seguimiento y solución a cualquier situación que pueda surgir.

El/la Especialista en Cumplimiento y Empaque de Comercio Electrónico debe demostrar compromiso con el crecimiento y éxito del departamento, además de cumplir con los estándares de inocuidad y seguridad alimentaria establecidos por SQF.

DUTIES AND RESPONSIBILITIES

Ensure Accurate and Timely Order Fulfillment:

• Contribute to the selection, preparation, and fulfillment of each customer’s order with accuracy and efficiency.
• Ensure orders are packaged with care, maintaining product presentation, optimizing space, and protecting product integrity during fulfillment.
• Maintain a commitment to achieving an average order fulfillment time of less than 48 hours.

Operational Oversight and Ownership:

• Review the Open Orders report regularly and take proactive steps to identify and resolve discrepancies, delays, or outstanding issues.
• Manage expired orders and redeposits within the local locker pick-up system.
• Organize and maintain records of customer fulfillment pick tickets.
• Create Sales Orders for wholesale customers as required.
• Prepare packaging materials including, but not limited to, bags, labels, tin ties, and boxes.
• Fill, seal, secure with tin ties, and place packaged products into designated boxes in accordance with established procedures.

Continuous Improvement and Team Leadership:

• Identify and report system issues promptly, contributing to a culture of problem-solving and operational excellence.
• Maintain departmental cleanliness and organization standards to support workflow efficiency and food safety compliance.
• Foster a collaborative and motivated team environment that promotes both speed and accuracy.
• Support process improvement initiatives that enhance efficiency and drive continuous improvement.
• Conduct monthly finished goods inventory counts to maintain accurate inventory levels.

Training and Development:

• Provide comprehensive training to new team members, ensuring they develop the knowledge and skills necessary for successful order fulfillment.
• Serve as a mentor and resource for team members, supporting their growth and development within the department.

Communication and Collaboration:

• Communicate effectively with the Customer Experience team regarding order fulfillment issues to support timely resolution and customer satisfaction.
• Report equipment issues promptly to support timely maintenance and repairs.
• Contribute to the overall growth, performance, and success of the team.

Additional Responsibilities:

• Perform other duties as assigned, demonstrating flexibility and a willingness to contribute to the overall success of the team and organization.

QUALIFICATIONS

• Previous experience in e-commerce fulfillment or related operations preferred.
• Strong verbal and written communication skills.
• Excellent organizational and problem-solving abilities.
• Detail-oriented with a commitment to delivering high-quality work.
• Previous experience with inventory management systems preferred.
• Ability to work effectively in a fast-paced, dynamic work environment.

REQUIREMENTS

• Strong focus on timeliness, quality, and excellence in work.
• High attention to detail.
• Ability to occasionally lift up to 50 pounds, with or without reasonable accommodation.
• Ability to stand and work on feet for 8 or more hours, with or without reasonable accommodation.
• Ability to regularly reach, lift, climb, balance, stoop, kneel, or crouch as part of the essential functions of the position, with or without reasonable accommodation.
• Demonstrates leadership and maintains a positive attitude.
• Self-motivated, willing to learn, and comfortable working in a fast-paced environment.
• Schedule flexibility based on operational needs.
• Maintain regular and reliable attendance.
• Bilingual (Spanish and English) strongly preferred.

DEBERES Y RESPONSABILIDADES

Garantizar el cumplimiento preciso y oportuno de pedidos:

• Participar en la selección, preparación y cumplimiento de los pedidos de cada cliente con precisión y eficiencia.
• Asegurar que los pedidos sean empacados cuidadosamente, manteniendo la presentación del producto, optimizando el espacio y protegiendo su integridad durante el proceso de cumplimiento.
• Mantener el compromiso de lograr un tiempo promedio de cumplimiento de pedidos menor a 48 horas.

Supervisión operativa y responsabilidad del proceso:

• Revisar regularmente el reporte de pedidos abiertos y tomar medidas proactivas para identificar y resolver discrepancias, retrasos o asuntos pendientes.
• Administrar pedidos vencidos y redepósitos dentro del sistema local de casilleros para recogido.
• Organizar y mantener registros de los tickets de preparación y cumplimiento de pedidos.
• Crear órdenes de venta para clientes mayoristas cuando sea requerido.
• Preparar materiales de empaque, incluyendo, entre otros: bolsas, etiquetas, cierres metálicos para bolsas (tin ties) y cajas.
• Llenar, sellar, asegurar con cierres metálicos y colocar los productos empacados en las cajas correspondientes, siguiendo los procedimientos establecidos.

Mejora continua y liderazgo de equipo:

• Identificar y reportar oportunamente cualquier problema relacionado con sistemas, contribuyendo a una cultura de resolución de problemas y excelencia operativa.
• Mantener los estándares de limpieza y organización del departamento para apoyar la eficiencia operativa y el cumplimiento de los estándares de inocuidad alimentaria.
• Fomentar un ambiente de trabajo colaborativo y motivador que promueva tanto la rapidez como la precisión.
• Apoyar iniciativas de mejora de procesos que aumenten la eficiencia y promuevan la mejora continua.
• Realizar conteos mensuales de inventario de producto terminado para mantener niveles precisos de inventario.

Capacitación y desarrollo:

• Brindar capacitación integral a nuevos miembros del equipo, asegurando que desarrollen los conocimientos y habilidades necesarias para el cumplimiento exitoso de pedidos.
• Servir como mentor(a) y recurso de apoyo para los miembros del equipo, promoviendo su crecimiento y desarrollo dentro del departamento.

Comunicación y colaboración:

• Mantener comunicación efectiva con el equipo de Experiencia del Cliente sobre cualquier situación relacionada con el cumplimiento de pedidos para apoyar una resolución oportuna y la satisfacción del cliente.
• Reportar oportunamente cualquier problema con equipos para facilitar el mantenimiento y las reparaciones necesarias.
• Contribuir activamente al crecimiento, desempeño y éxito del equipo.

Responsabilidades adicionales:

• Realizar otras funciones asignadas, demostrando flexibilidad y disposición para contribuir al éxito general del equipo y de la organización.

CALIFICACIONES

• Se prefiere experiencia previa en cumplimiento de comercio electrónico u operaciones relacionadas.
• Fuertes habilidades de comunicación verbal y escrita.
• Excelentes habilidades de organización y resolución de problemas.
• Atención al detalle y compromiso con la entrega de trabajo de alta calidad.
• Se prefiere experiencia previa utilizando sistemas de control de inventario.
• Capacidad para desempeñarse efectivamente en un ambiente de trabajo dinámico y de ritmo acelerado.

REQUISITOS

• Enfoque sólido en puntualidad, calidad y excelencia en el trabajo.
• Alto nivel de atención al detalle.
• Capacidad para levantar ocasionalmente hasta 50 libras, con o sin adaptación razonable, según corresponda.
• Capacidad para trabajar de pie durante 8 horas o más, con o sin adaptación razonable, según corresponda.
• Capacidad para alcanzar, levantar, subir, mantener el equilibrio, agacharse, arrodillarse o ponerse en cuclillas regularmente como parte de las funciones esenciales del puesto, con o sin adaptación razonable, según corresponda.
• Demuestra liderazgo y mantiene una actitud positiva.
• Persona automotivada, con disposición para aprender y cómoda trabajando en un ambiente de ritmo acelerado.
• Flexibilidad de horario según las necesidades operativas.
• Mantener asistencia regular y puntual.
• Se prefiere altamente dominio bilingüe en español e inglés.