Novacap est une firme de capital-investissement en Amérique du Nord et l'une des firmes les plus expérimentées au Canada. Fondée en 1981 pour collaborer avec des entrepreneurs visionnaires, Novacap se concentre sur les entreprises du marché intermédiaire dans quatre secteurs clés : les technologies, les industries, les services financiers et les infrastructures numériques.

Description de poste

Principales responsabilités

1.Maintenir des relations efficaces avec les partenaires

• Gérer la boîte courriels des investisseurs (tri des courriels reçus et distribution/attribution aux différents services).
• Préparer et distribuer les documents de communication aux investisseurs.
• Contribuer à la création professionnelle de documents, en utilisant des compétences avancées en mise en page pour Word et PowerPoint.
• Assister dans la préparation et le dépôt de documents juridiques et de conformité.
• Collaborer à la protection des informations sensibles et confidentielles.
• Assurer le respect des politiques de confidentialité et de sécurité de l’information.

2. Support à l'exécutif

• Gérer les agendas et coordonner les rendez-vous et les réunions.
• Assister la direction dans leurs tâches quotidiennes et leurs initiatives stratégiques.
• Fournir un soutien administratif aux équipes de direction lors des réunions et des présentations.
• Assurer une gestion efficace et professionnelle des appels téléphoniques (filtrage, redirection, prise de messages avec précision).
• Préparer les comptes de dépenses.
• Coordonner les voyages d'affaires, y compris la réservation de vols, hôtels et transports.

Compétences

• Excellence et rigueur professionnelle : Sens aiguisé de l’excellence dans l’exécution des tâches et souci du détail pour garantir un travail irréprochable.
• Orientation service à la clientèle (client interne) : Engagement à offrir un service exceptionnel et personnalisé aux collègues, partenaires et clients, tout en anticipant leurs besoins.
• Sens du jugement : Capacité à évaluer des situations rapidement et à prendre des décisions éclairées en tenant compte des priorités organisationnelles.
• Compétences exceptionnelles en organisation et gestion du temps : Capacité à gérer efficacement des priorités multiples et à respecter des délais serrés sans compromettre la qualité du travail.
• Autonomie et proactivité : Aptitude à travailler de manière indépendante, à prendre des initiatives et à anticiper les besoins sans supervision constante.
• Confidentialité et discrétion : Habileté démontrée à traiter des informations sensibles et confidentielles avec un respect absolu des normes de confidentialité.
• Relations interpersonnelles positives : Talent pour établir et maintenir des relations professionnelles harmonieuses et constructives avec divers intervenants.
• Adaptabilité et résilience : Capacité à s’adapter rapidement aux changements et à exceller dans un environnement dynamique et en constante évolution.

Experiences requises

• Formation en secrétariat ou diplôme d’études collégiales en administration (toute expérience jugée équivalente sera considérée);
• Minimum 10 à 15 ans d’expérience en tant d’adjointe exécutive ou sénior;
• Solide expérience dans la gestion des agendas, la coordination de réunions.
• Expérience dans la préparation et l'organisation de documents, rapports et présentations;
• Maîtrise des logiciels Outlook et Teams et excellente maîtrise de Word et Excel;
• Expérience dans la planification et la gestion de projets multiples, avec des délais serrés;
• Capacité à suivre les échéanciers et à assurer la livraison des livrables;
• Excellentes compétences en communication écrite et verbale en français et en anglais, bilinguisme.
• Expérience préalable dans le milieu de la finance, ou de gestion d'investissements est un atout.
• Familiarité avec les plateformes SharePoint est un atout;