Job Summary

Salt Lake is a place where elevation meets aspiration. An active urban city set at the foot of spectacular mountains. A place for open minds and fresh perspectives. This is an exciting time to be in Salt Lake: a brand new $5.1B SLC International Airport expansion, a recently opened 700-key Hyatt Regency convention hotel, several new hotels in the development pipeline, population and business growth (Utah has been the fastest growing state in the nation since 2010, primarily driven by Salt lake), host of the 2023 NBA All-Star Game and recently announced as the host of the 2034 Winter Olympics…Salt Lake is on fire, and we’re just getting started.

To capitalize on this incredible growth and to achieve Visit Salt Lake’s ambitious vision, we’re seeking a detail-oriented, enthusiastic, and resourceful Partnership Administrative Assistant to join our Partnership team. This role is critical in supporting membership engagement, event coordination, and digital communication within the Partnership Team. This position emphasizes administrative excellence and consistent, proactive support to ensure a seamless experience for current and prospective members.

Primary Responsibilities:

Membership Activation & Onboarding:

• Accurately activate new members in the CRM system in a timely manner
• Assist in updating and maintaining welcome email drip campaigns via ACT ON
• Assemble and deliver new member welcome packets, including printed collateral and branded swag, in person or by mail
• Order and maintain inventory of branded swag items for new members and events

Member Data Management

• Support the Partnership Administrative Manager with ongoing CRM updates.
• Track member status, activity, and process cancellations following established procedures

Event Coordination Support

• Assist with pre-event planning, logistics, and onsite execution
• Provide post-event administrative support and documentation as needed

Social Media & Digital Engagement

• Draft and schedule content for members-only social media groups (e.g., Facebook, LinkedIn)
• Monitor engagement and respond to member interactions in a timely and professional manner

Member Support & Communication

• Manage the member help inbox, responding promptly to inquiries and support requests
• Assist members with questions related to events, CRM updates, and online resources
• Escalate complex issues to appropriate team members when necessary

Collaboration & Team Support

• Contribute to cross-functional projects and support broader Partnership Team initiatives
• Foster a collaborative, team-focused work environment

Qualifications:

• Minimum 1 year of experience in administrative support, customer service, or a related field
• Strong attention to detail and commitment to accuracy in data entry and communications
• Familiarity with CRM systems is a plus
• Proficient in Microsoft Office Suite and social media platforms
• Strong written and verbal communication skills
• Excellent organizational and multitasking abilities
• Ability to maintain a high level of professionalism, confidentiality, and diplomacy
• Positive, proactive attitude and team-oriented approach

Benefits Package:

Insurance: medical, dental, vision, life, long-term disability. 401(k) plan, Vacation, Sick, Personal Days, and major holidays PTO.

Application:

Interested candidates are encouraged to submit their resume and cover letter at HRvisitSL@visitsaltlake.com. 

Visit Salt Lake is an equal opportunity employer. We value diversity and encourage applicants from all backgrounds to apply. Only qualified candidates will be contacted for an interview. We thank all applicants for their interest in joining our team.

Final candidates will be subject to a background and reference check.  E/O/E